ปัญหาเงียบที่กัดกร่อนองค์กรโดยไม่รู้ตัว หลายคนเลี่ยงที่จะพูดถึงมัน แต่ไม่พูดไม่ได้ เพราะหลายองค์กรติดกับดักวัฒนธรรมของการประชุม ชนิดที่เรียกว่าหนักหนาสาหัส แถมไม่รู้ตัว
.
เรื่องจริงที่สะท้อนคือ
.
การประชุมมากขึ้น .. แต่ผลงานน้อยลง
.
การประชุมถี่ขึ้น .. แต่ไม่มีอะไรใหม่พัฒนาขึ้นมาเลย
.
เรากำลังใช้ ‘เวลาอันมีค่า’ ไปกับ ‘บทสนทนาที่ไร้น้ำหนัก’
.
บทความนี้เขียนขึ้นมาเพียงเพื่อชวนคิดว่า จริงไหมที่การประชุมกลายเป็นข้ออ้าง เป็นเรื่องของพิธีกรรม .. มากกว่าการลงมือทำ
.
องค์กรหลายแห่งไม่ได้ล้มเหลวเพราะขาดความรู้ แต่ล้มเหลวเพราะ ‘การตัดสินใจที่เชื่องช้า’ และหนึ่งในสาเหตุที่การตัดสินใจช้าก็คือ เรื่องที่ประชุมซ้ำแล้วซ้ำเล่า แต่ก็ยังไม่ได้คำตอบสักที
.
มีบทวิเคราะห์ชื่อ ‘Stop the Meeting Mandness’ ตีพิมพ์ใน Harvard Business Review ปี 2017 เป็นการสำรวจพนักงานกว่า 182 คนในองค์กรระดับใหญ่พบว่า
.
– 65% ของผู้จัดการบอกว่า ‘การประชุม’ รบกวนเวลาทำงานจริง
– 71% เห็นว่าประชุมไร้ประสิทธิภาพ
– 64% บอกว่า ‘การประชุม’ ขัดขวางการคิดวิเคราะห์เชิงลึก
.
การศึกษานี้ชี้ชัดว่า การประชุมที่ไม่มีวัตถุประสงค์ชัดเจน มักกลายเป็นกับดักทางวัฒนธรรมที่ทำให้คนในองค์กรรู้สึกว่าต้องเข้าร่วมเพื่อ ‘แสดงตัว’ มากกว่าเพื่อ ‘สร้างคุณค่า’ ยิ่งคนเข้าร่วมมากเท่าไร การตัดสินใจกลับช้าลง
.
ความรับผิดชอบกระจายไม่ทั่วถึง และเวลาอันมีค่าของการทำงานจริง กลับถูกกลืนไปกับบทสนทนาที่ยืดเยื้อ
.
ส่วนใหญ่เห็นตรงกันว่า เป็นการประชุมเพื่อวางแผน ประชุมเพื่อติดตามแผน และประชุมเพื่อสะท้อนผลการประชุมก่อนหน้า .. แต่ไม่มีใครลุกไป ‘สร้างผลงานจริง’
.
เหมือนแผนการบินที่สวยงาม แต่ไม่มีใครไปบินจริง
.
ก่อนอื่น ต้องยอมรับกันก่อนว่า Activity ≠ Productivity นี่คือความสับสนของความขยัน
.
‘ทำงานหนัก’ ไม่เท่ากับ ‘ทำงานได้ผล’ เสมอไป
.
แต่หลายองค์กร โดยเฉพาะหน่วยงานราชการและสถาบันการศึกษาบางแห่ง ให้ความสำคัญกับ ‘การประชุม’ กลายเป็นสัญลักษณ์ของความรับผิดชอบ
.
มีประชุม = ขยัน
.
มีรายงานประชุม = มีหลักฐาน = มีเบี้ยประชุม
.
มี PowerPoint = ดูจริงจัง
.
แต่คำถามคือ
.
แล้วมี ‘ผลงานจริง’ กันหรือเปล่า?
.
เจฟฟ์ เบโซส์ (Jeff Bezos) ผู้ก่อตั้ง Amazon ได้ตั้งกฎ Two Pizza Rule หรือกฎพิซซ่าสองถาด เป็นกฎง่ายๆที่อธิบายว่า เขาจะไม่จัดประชุมอะไรทั้งนั้น หากพิซซ่าสองถาดไม่สามารถเลี้ยงคนที่มาประชุมทั้งหมดให้อิ่มได้
.
นัยคือ .. ไม่จัดประชุมพร่ำเพรื่อ และการประชุมทุกครั้ง ให้มีคนเข้าร่วมน้อยที่สุด ไม่ควรเกิน 8 – 10 คน เอาเฉพาะคีย์แมนที่มีอำนาจการตัดสินใจเท่านั้น
.
Google เองยังออกนโยบายประชุมไม่เกิน 10 คน และทุกการประชุมต้องมี ‘Owner’ ที่มีสิทธิในการตัดสินใจ
.
คนประเภททำงานจริง ไม่ควรถูกดูดพลังไปจากการ ‘นั่งฟัง’ ตลอดวัน .. คนทำงานจริงจะต่างกับคนประเภท ‘เจ้าพ่อไอเดีย’ คือมีไอเดียเยอะ แต่ไม่ลงมือทำ
หลายองค์กรประชุมกันเป็นสิบรอบ
.
เพื่อพูดเรื่องเดิมๆ ซ้ำๆ ซึ่งก็ยังตัดสินใจอะไรไม่ได้ เข้าทำนองที่เรียกว่า Fast Talk, Slow Decisions .. ทำไมประชุมกันแล้ว ไม่ไปถึงไหนกันสักที?
.
เพราะไม่มีใครกล้า take responsibility
.
เพราะทุกคนรอฟัง ‘คนข้างบน’
.
เพราะคำตอบที่ง่ายที่สุดก็คือ ‘ขอไปปรึกษาก่อน’
.
สุดท้าย ความเยอะในการพูด ไม่เท่ากับ ความเร็วในการเคลื่อนไหวหรือ ‘ลงมือทำ’
.
องค์กรที่มีคุณภาพไม่จำเป็นต้องประชุมเยอะ
.
แต่ต้องรู้ว่า เมื่อไหร่ควรประชุม และเพื่ออะไร
.
แคล นิวพอร์ต (Cal Newport) ศาสตราจารย์มหาวิทยาลัย Georgetown สหรัฐฯ ผู้เขียนหนังสือชื่อ Deep Work (การทำงานเชิงลึก) ชี้ว่า สมองมนุษย์ต้องการ ‘เวลาที่สงบ’ เพื่อสร้างผลงานที่มีคุณภาพ ในขณะที่การประชุมทั้งวันทั้งคืน กลับผลักให้สมองอยู่ในโหมด ‘ตอบสนอง’ ตลอดเวลา ส่งผลให้ต้อง
.
– คอยแก้ปัญหาเฉพาะหน้า
– รับฟังความเห็นที่ยังไม่ตกผลึก
– ทำรายงานให้จบไปวันๆ .. หลังจากนั้นจะเกิดงานหมก งานดอง อีนุงตุงนังไปเรื่อย
.
สุดท้ายจึงไม่ได้ผลิตงานเชิงลึก (Deep Work) ที่สามารถเปลี่ยนแปลงอะไรได้จริงจังเลย
.
บางบริษัทระดับโลก เช่น Asana, Shopify, Facebook จึงเริ่มใช้แนวคิด ‘No Meeting Day’ หรือ วันที่ทุกคนห้ามประชุม
.
เพื่อให้พนักงานสนใจแต่เรื่อง ‘คิด – ทำ – สร้าง’ เพื่อผลิตงานจริงๆ
.
องค์กรด้านการบินบางแห่งมีนักบินคุณภาพที่มีไฟ มีศักยภาพ แต่กลับเอาพวกเขามานั่งทำงานฝ่ายสนับสนุน ต้องเสียเวลานั่งประชุม 3 วันต่อสัปดาห์ แถมต้องไปบินด้วย
.
กลุ่มคนที่ควรอยู่หน้างาน ไปลุยบนท้องฟ้า
.
กลับต้องมานั่งเขียน Memo ทำเอกสาร อ่านระเบียบที่ไม่ได้เกี่ยวข้องอะไรกับการบินเลย
.
ทำให้เหล่านักบินในองค์กรแบบนี้เข้าสู่ภาวะ Cognitive Overload หมายถึง ภาวะที่สมองได้รับข้อมูลเยอะ มีภาระงานทางจิตมากเกินกว่าที่จะประมวลผลได้
.
โดยเฉพาะในช่วงเวลาที่จำเป็นต้องพึ่งสมองเยอะเป็นพิเศษ อย่างเช่นช่วงเวลาที่ต้องอยู่บนท้องฟ้า
.
นักบินคุณภาพเลยกลายเป็นเพียงสโลแกนบนป้ายโฆษณา นี่คือเรื่องจริงที่มีการรายงานกันมาแล้ว
.
สถาบันวิจัยเชิงนโยบาย (RAND Corporation) โดยกองทัพอากาศสหรัฐฯ ได้เคยเขียนบทวิเคราะห์ในเอกสาร The peacetime Tempo of Air Mobility Operations ปี 2005 ระบุว่านักบินถูกเรียกประชุมบ่อย กระทบเรื่องการเตรียมตัวบิน พวกเขาเรียกมันว่า ‘Meeting Fatigue’ บางฝูงบินมีการรายงานเรื่อง ‘Administrative Overload’
.
ฉะนั้น การประชุมควรเป็นเครื่องมือที่จะนำมาใช้ยามจำเป็นมากกว่า ในขณะที่หลายองค์กรใช้การประชุมเป็นเครื่องมือของ
.
– ที่หลบพักการตัดสินใจ
– ที่ผลักภาระให้คนอื่น
– ที่เล่นเกมอำนาจทางวาทกรรม
.
“ใครพูดได้ลึก ใครพูดได้นานกว่ากัน”
.
“ใครดูยุ่งที่สุด คนนั้นดูสำคัญที่สุด”
.
“ใครใช้คำศัพท์แสงเยอะที่สุด คนนั้นดูปราดเปรื่องมากที่สุด”
.
แต่แทบไม่มีใครถามว่า “แล้วเราจะทำอะไรกันต่อ?” และเอกสารหลังการประชุมกับการติดตามเรื่องที่ผุดขึ้นมาในที่ประชุมมากมายก่ายกอง .. ใครสานต่อ
ยาน คุม (Jan Koum) ผู้สร้าง WhatsApp บอกว่า “No Ads. No Games. No Gimmicks.”
.
ความหมายคือ ทุก feature ที่ไม่ช่วยให้ ‘ส่งข้อความ’ ดีขึ้น เขาตัดทิ้งหมด
.
หากอยากได้นวัตกรรมใหม่ๆ อยากสร้างผลิตภัณฑ์ที่เป็นรูปธรรมชัดเจน อยากทำกำไรได้มากขึ้น อยากให้พนักงานทำงานแบบหน้าที่ใครหน้าที่มันได้จริงจังมากขึ้น .. องค์กรที่ติดกับดักการประชุมควรกล้าย้อนมองดูตัวเองและถามตัวเองว่า
.
– ถ้าตัดการประชุมนี้ออก จะเกิดอะไรขึ้น?
– ถ้าไม่ต้องจัดการประชุมนี้ จะปลดล็อกงานอะไรได้บ้าง?
– ถ้าให้คนไปทำงานแทนการมานั่งฟังกันเกลื่อนไปหมด จะเกิดประโยชน์มากกว่านี้ไหม?
.
บางครั้ง ‘การตัดทิ้ง’ คือศิลปะแห่งความกล้า
.
ไม่ใช่การลดเวลา แต่เพิ่มพื้นที่ให้ทำผลงาน
.
องค์กรที่พัฒนาเร็วที่สุด
.
ไม่ใช่องค์กรที่ประชุมดีที่สุด
.
แต่คือองค์กรที่ ‘ตัดสินใจได้ชัด’ ‘จัดโครงสร้าง’ และ ‘วางระบบเป็น’
.
การลดจำนวนประชุม ไม่ใช่การลดการมีส่วนร่วม แต่คือการเพิ่มเวลาสำหรับ ‘การลงมือทำ’
.
บางครั้ง แค่ไม่ประชุม องค์กรกลับเดินหน้าได้ไวขึ้นกว่าเดิม .. งานคุณภาพไม่ได้เกิดจากการประชุมที่บ่อย แต่เป็นผลพวงจาก ‘โครงสร้าง’ และ ‘การวางระบบ’ ที่ชัดเจน ซึ่งทำให้ทุกคนในองค์กรเคลื่อนไหวได้เอง
.
เวลาไม่ใช่ของฟรี และการประชุมไม่ใช่งาน (การจัดการอบรมแบบสร้างภาพก็ด้วย)
.
องค์กรที่ดีต้องไม่ให้ ‘งานจริง’ ถูกเบียดออกด้วยภาพลวงตาของกิจกรรมและความยุ่งเหยิงปลอมๆ
.
.
อ่านบทความอื่นๆได้ใน Facebook Page : Hovering Inspirations 👇
https://www.facebook.com/profile.php?id=61558412223812&mibextid=ZbWKwL